生産性の向上というと製造部門の事を指す事が多いですが、私は自身が経験してきた事務作業やサービスの効率化を考えてみたいと思っています。
間接部門（例：人事、経理、マーケティングなど）の業務改善においても、データ収集は非常に重要です。以下に、間接部門でのデータ収集のポイントをいくつかご紹介します。
1 業務プロセスのマッピング
まず、各部門の業務プロセスを明確にします。どのようなタスクがあり、誰がどのような作業を担当していて、それぞれにどれくらいの時間がかかるのかを把握することが基本です。
2 時間トラッキング
各担当者がどれだけの時間をどの業務に費やしているのかを記録します。これにより、非効率な業務や時間のかかる業務を特定できます。
3 コスト分析
各業務にかかるコストを計算します。人件費だけでなく、使用するツールやサービスのコストも含めて分析します。
4 サービスレベルの測定
顧客（他の部門や外部のクライアントも含む）からのフィードバックや、業務遂行に必要な時間、応答時間などのサービスレベルも測定します。
5 エラー率や問題発生率
業務過程でのエラーや問題が発生する頻度を記録し、その原因を分析します。
6 従業員の満足度
間接部門の効率が低いと、従業員の満足度も低くなる可能性があります。定期的なアンケートやフィードバックを通じて、従業員の満足度も測定します。
7 ベンチマーキング
同業他社や他の部門との比較も有用です。業界標準やベストプラクティスと自部門を比較し、改善点を見つけ出します。
8 顧客満足度
内部顧客（他部門）や外部顧客からのフィードバックも重要です。顧客満足度調査を行い、サービス改善の方向性を見つけます。
これらのデータを収集し、分析することで、間接部門の業務改善の必要性と方向性が明確になります。そして、具体的な改善策を策定し、その効果を測定することで、継続的な業務改善と生産性向上が可能です。
単に作業を効率化するという視点だけではなく、アウトプットの価値を高めていく事に意義があると思います。
